Что такое карта рабочего дня и как она помогает бизнесу

Чтобы контролировать качество работы сотрудника, в частности, менеджеров, потребуется создание карты его рабочего дня. С ее помощью можно максимально эффективно проанализировать время, которое затрачивает работник на тот или иной вид профессиональной деятельности. О том, как пользоваться такой картой и как она создается будет рассказано в нашем материале.

Когда и как внедрять?

Итак, картой рабочего дня принято называть графическое обоснование всей активности работника во время его рабочего дня.

Анализируя данные, становится очевидным, что существенная доля, а именно от 40 до 50 процентов рабочего времени сотрудника, уходит на выполнение задач, выходящих за рамки его основных профессиональных функций. Это означает, что значительная часть усилий персонала направлена не только на вспомогательные действия, не относящиеся к их основной работе, но и на занятия, оказывающие отрицательное воздействие на рабочий процесс.

В большинстве ситуаций со стороны руководителя отдела продаж должно быть выстроено такое управление, чтобы эффективно действовать в случае разных ситуаций. К этому следует стремиться, но не все руководители достигают высоких показателей вследствие того, что работают «вслепую» и не обращают внимание на карту рабочего дня.

В каких же ситуациях требование внедрения карты рабочего дня является чуть ли не обязательным? Перечислим их:

• Когда вы внедряете в компании режим рабочего дня. С помощью карты можно оценить неэффективность использования дня, а также создать условия для стимуляции менеджеров действовать исключительно в рамках «режима».
• Когда важно автоматизировать бизнес-процесс продаж. С помощью карты становится проще выявлять разные этапы продаж, а также корректировать функционал сотрудников.
• Когда воронка продаж не работает или неэффективно функционирует.

Вообще, во время рабочего процесса со стороны менеджера совершается масса действий: звонки, написание писем, формирование и исправление документов, коммерческих предложений, согласование спецификации товаров, уточнение цен и формирование прайса, а также проведение встреч и работу с руководителем. Продавец совершает те действия, которые у него занимают меньшее количество времени, но при этом продажи не всегда будут расти. При этом, если у менеджера в излишке непрофильные задачи, то о продажах тоже придется забыть.

В такой ситуации с помощью карты рабочего дня можно наглядно продемонстрировать время, которое продавец потратил на тот или иной процесс, в частности, на ту активность, которая не несет результата.

В составе бизнес-процессов есть несколько стадий. Каждая из них определена отдельным набором функций, которые должны быть выполнены со стороны менеджера. Только в таком случае можно достичь эффективной работы и прибыли.

Какие стадии бизнес-процесса бывают?

Давайте подробнее разбираться в стадиях бизнес-процесса в части продаж.

1. Стадия создание лидов. Она предполагает генерацию трафика покупателя. С помощью карты можно с легкостью получить ответы на вопросы о том, сколько времени придется потратить, чтобы актуализировать базу данных или собрать информацию о клиентах.
2. Стадия разработки лидов. В случае, если в функционал сотрудников входит организация «холодных звонков», то важно понять, какое время тратится на то, чтобы подготовить базу. Также важно быть в курсе внимания относительно времени на подготовку к осуществлению звонка и пр.
3. Стадия коммерческого предложения. Здесь мы непосредственно оценивает время, которое затратит менеджер на то, чтобы объявить о предложении и заключить его. Важно понять, что сюда входит и время на осуществление повторных звонков и пр.
4. Стадия согласования договоров. Она предполагает анализ времени, необходимого для согласования соглашения, улаживания проблем в части первого «контакта» с клиентом и пр.
5. Стадия анализа. На ней становится понятным ответы на вопросы, касающиеся того, почему в обязанности клиентского менеджера входит проджаная работа, сколько времени он будет затрачивать, чтобы сопроводить клиента из «точки А» в «точку Б».

Таким образом, с помощью карты рабочего дня становится проще оценить и выявить узкие места работы, а также понять, сколько времени менеджер потратит на реализацию той или иной функции.

Немного о показателях эффективности

Любая из активностей в картине рабочего дня входит в состав той или иной категории. к примеру, если сотрудник находится на приеме звонков, то это является его профильной работой, но обслуживание клиента-непрофильная активность.

Среди разновидностей продавца в карте рабочего дня можно назвать осуществление им профильной активности (в рамках служебного контракта), непрофильную или осуществление личных дел.

Если подойти к анализу карты рабочего дня тех, кто связан с активными продажами, то здесь важно учесть их специфику деятельности. Помните, что на рынке B2B действуют свои правила, в части, важно увеличивать средний чек и не терять клиентов. При этом больше 80% отделов по работе с клиентами готовы сопровождать покупателей, но не развивать их. У таких сотрудников слишком большое количество «ненужных» действий, которые негативным образом сказываются на работе всей организации.

Алгоритм внедрения карты рабочего дня

Этап 1. Каким образом правильно заполнить карту?

На заполнение карты важно привлечь самого менеджера. Перед двумя или тремя выбранными сотрудниками важно поставить цель в корректном заполнении такой карты и, кто лучше справится, получит вознаграждение. Исключительно при личном заполнении осуществляется лучшая проработка деятельности, а также повышение качества работы, ужесточение дисциплины и пр.

Этап 2. Осуществление контроля.

Во время рабочего дня важно контролировать заполнение карты. Результаты объявляются менеджеру.

Этап 3. Подводим итоги.

В результате мы сопоставляем затраты на активность в части разных стадий процесса продаж. Нужно выявить стадии, в рамках которых менеджер потратит больше 20% всего своего времени на осуществление непрофильной активности.

Каким образом результаты контроля можно использовать?

В ходе внедрения карты рабочего дня могут происходит следующее:

1. Скорректировать функционал работника. В случае, если по результатам карты рабочего дня получен итог, когда сотрудник потратил массу времени на решение административных задач, то важно напомнить ему о том, что следует правильно распределять свои силы или «снять» с него тот или иной функционал. Некоторые задачи могут быть и вовсе переданы на аутсорсинг.
2. Внедряем режим дня. У каждого работника есть задачи, которые нельзя выполнять в рамках «одного пакета». К примеру, менеджер начинает проверку рабочей почты, затем сразу приступает к поиску решения по отдельным задачам. Когда он повторно созванивается с с клиентом или получает от него вопрос, то ему приходится переключаться между стадиями рабочего процесса, теряя время и свои силы. Если будет внедрен режим рабочего дня, где будут описаны «пакетные активности», а также распределены активности по более «свободным сотрудникам».
3. Начинаем корректировать работу отдела продаж.Учитывая данные, полученные от фотографии рабочего дня, можно понять, насколько эффективно выполняется план продаж и как работает в целом структура отдела. В противном случае, если эффекта нет, то можно полностью ее перекроить.
4. Приведение бизнес-процесса к автоматизму. Используя карту рабочие моменты становятся более понятными и отлаженными.
5. Долой какие-либо шаблоны. В случае, если по результатам анализа карты рабочего дня вы пришли к выводу, что из-за отдельных действий клиента сотрудник потратил впустую порядка двух часов времени, то это вам следует взять на вооружение. Дело в том, что такой результат показывает, что у менеджеров отсутствует умение мыслить вне шаблонов. Со стороны руководителя важно сделать все возможное, чтобы исключить данную проблему.
6. Забываем о многозадачности. В случае, если внешний вид карты рабочего дня ваших менеджеров включает в себя слишком большое количество задач, которые придется выполнять одновременно, то стоит обговорить проблему и исключить подобное. Или нужно научить менеджера справляться с такой «многозадачностью», но не в ущерб работы.

В целом, если правильно внедрить карту рабочего дня в бизнесе, то это только сыграет на руку и поможет оптимизировать трудовую деятельность среди подчиненных.