Почему важен контроль исполнения задач и как его правильно делать

Что вы знаете о плодотворной работе любой организации? Скорее всего, если вы никогда не руководили большим количеством сотрудников, то действовать в интересах фирмы вам будет сложно. Важно не просто уметь направлять людей, но также вдохновлять их на разного рода свершения и постоянно контролировать все, что они совершают. Именно в этом и заключается особенность руководящего состава, который хочет обеспечить стабильность работы своей организации.

Что бывает на практике?

Современные руководители все больше погружены в собственные проблемы, а также забывают о том, что нужно постоянно держать «руку на пульсе». В противном случае решить проблемы, которые возникают в процессе планирования работы становится довольно проблематично. Поэтому приходится запускать дедлайны, получать просрочки по платежам, следовательно, задачи начинают хаотично распределяться среди других сотрудников, тем самым полностью поглощая их и не предоставляя возможности нормально работать.

Чтобы решить подобную ситуацию потребуется работать в направлении грамотной организации контроля тех поручений, которые вы предоставляете своим подчиненным. В частности, важно четко соблюдать все свои полномочия, не забывая о том, что вы являетесь руководящим и контролирующим звеном, а другие сотрудники должны исполнять ваши указания и действовать строго в рамках поручения.

Для чего следует контролировать постановку задач перед сотрудниками?

В связи с тем, что не любой из сотрудников может осознать, когда важно внести в ту или иную его деятельность коррективы, требуется человек, который может направить его «на путь истинный». Это попросту необходимо для того, чтобы правильно ставить задачи, затем мониторить ход их исполнения.

Именно поэтому, когда отсутствует четкое понимание в необходимости исполнения той или иной роли в организации, сотрудники начинают вступать в ссоры и споры, что негативным образом сказывается на результатах работы компании. проблему действительно легко исправить, если вы внедрите на своем участке (в фирме, компании) систематический контроль за ходом исполнения задач.

С помощью осуществляемого мониторинга становится возможным:

• Создавать благоприятную обстановку внутри коллектива, направлять их на правильное решение тех или иных задач компании. в этой ситуации за каждым из сотрудников будет организована своя зона ответственности.
• Возможность быстрого нахождения «слабых мест» в ходе осуществления рабочего процесса, а также в каждой конкретной ситуации. Руководителю становится проще внести любые коррективы в работу.
• Быстро и легко обнаруживаются моменты, когда среди сотрудников происходит снижение мотивационной заинтересованности. Кроме того, со стороны руководителя становится проще определиться с причинами, которые кроются за подобным действием.
• Повышение производительности труда всей организации в целом и каждого конкретного подчиненного в частности.
• Оптимизация нагрузки и желание получить равномерное распределение задач между каждым из исполнителей.

Именно за счет производимого контроля постановки и выполнения тех или иных задач перед сотрудниками, руководителю становится проще получить желаемый результат. Кроме того, исполнители начинают понимать, что именно хочет получить руководитель, чего он добивается своими поставленными задачами и осознают, смогут ли решить эту проблему или нет. В этом случае работать становится проще, ведь нет какого-то стресса или неопределенности.

В чем заключаются ключевые принципы проводимого контроля со стороны руководителя?

Итак, представим такую ситуацию, когда вы являетесь руководителем одной организации и вам важно получить качественный итог от работы команды за поставленное время. что придется делать? Наседать на исполнителей, чтобы те, в свою очередь, действовали быстро. Правда, ни о каком качестве работы здесь не будет идти речи. Придется раз за разом все переделывать, в результате чего пройдет дедлайн, а вы столкнетесь с действительно реальными проблемами на работе.

Чтобы подобного не возникало, важно организовать правильно контроля за ходом выполнения задач. Для этого следует руководствоваться рядом принципов:

• Автоматизировать процесс контроля. Для этого может потребоваться использованием средств технической части. В частности, нередко используют руководители IT- инструменты. С помощью современных систем автоматизации становится проще наладить контроль за выставлением разного рода поручений, а также действительно сделать так, чтобы сэкономить время и создавать условия для дальнейшей продуктивности работников вашей компании.
• Соблюдаете сроки. У каждой конкретной задачи, которая ставится перед исполнителем, должен быть свой срок исполнения, дедлайн. В случае, если сотруднику не удается выполнить работу в срок, то ему следует заранее предупредить об этом руководящий состав, чтобы не сбить с режима работы весь отдел или всю компанию в целом.
• Проведение мониторинга процессов. Когда речь идет о сложно создаваемом бизнес-процессе, то различают чек-поинты. В частности, ими выступают некоторые точки риска, когда чаще все и вероятнее всего может наступить неблагоприятный момент для всей организации. Благодаря тому, что руководитель будет отслеживать весь ход выполнения работ, это может не допустить процесса того, что наступить точка риска.
• Анализируем результат. В этом случае следует создавать как можно четкие задачи, которые необходимы к выполнению с определенной периодичностью. Следовательно, за их ходом выполнения следует следить и четко контролировать весь ход работы, от начала и до конца. В случае, если на одном и том же участке исполнители сталкиваются с проблемами, то важно проанализировать ее, а также сделать все возможное, чтобы в будущем такой проблемы не возникало.
• Откладываем мониторинг. С помощью данного варианта возможно фиксировать полученные данные, а , в случае возникновения необходимости, возвратиться к этой задаче и внести в нее коррективы.

Если вы будете правильно использовать инструменты, а также следовать четко тем рекомендациям, которые приведены выше, то с помощью них вам удастся организовать четко рабочую схему по управлению работой всей команды. Кроме того, вам удастся создать перспективность работы организации через повышение заинтересованности и вовлеченность каждого из сотрудников офиса.

Какие бывают разновидности управленческого контроля?

Как и любая категория, управленческий контроль связан с разделением на некоторые группы, в зависимости от ключевого признака. В частности, все будет зависеть от того, в чем заключается специфичность и сложность работы компании, какие задачи ставятся руководством организации перед ее сотрудниками.

Так, различают:

• Выборочную форму контроля. В этом случае управляющий начинает анализировать работу, учитывая ситуацию, а также понимает, что, где и когда следует изменить, а также в какой момент потребуется консультация каждого конкретного работника организации.
• Поэтапная форма контроля. Осуществляется в том случае, когда контролируется контроль по каждой задаче, которая ставится перед сотрудниками организации. Подобная форма контроля требуется во избежание ошибок, которые не позволяют добиться поставленной цели.
• Периодическая форма контроля. Связана с необходимостью отслеживать исполнение задач и деятельность каждого члена организации. Проводят такую форму контроля с определенной продолжительностью. В частности, мониторинг могут проводить каждый день, раз в неделю или в 30 дней.
• Предварительная форма контроля. Такая форма контроля связана с тем, что каждого сотрудника проверяют по этапам его работы.
• Итоговая форма контроля. Включает в себя проведение управленческого контроля, в результате которого следует оценить работу каждого из сотрудников, учитывая полученные результаты от работы всей компании. с помощью этой формы контроля можно стимулировать сотрудников для развития и создавать отличную мотивацию для работы.

Стоит понимать, что, когда речь идет о мотивационной работе сотрудников, то именно этот пункт в настоящее время выступает в качестве одного из самых важных в части достижения главных целей работы компании. В ситуации, когда у ваших сотрудников достаточно мотивации, то он будет работать эффективно, будет интересоваться процессом и в него будет полностью вовлечен. Следовательно, с его помощью можно создать действительно качественный товар или услугу.

Большая часть управленческого состава компаний пользуется современными методами управления. Именно с их помощью становится возможным сохранить гибкость в ходе планирования и реализации того или иного проекта. Правда, до сих пор есть компании, которые более консервативным образом подходят к процедуре контроля за работой организации. В частности, они не понимают о том, каким образом можно дать работать компании, полностью доверившись сотрудникам и проверять их от раза к разу. Хотя именно такая гибкая система контроля позволяет решать множественные проблемы, возникающие в работе корпорации.

Таким образом, если ваша компания сталкивается с пробелами в работе, а также, если ваши сотрудники не понимают того, как и зачем им работать, то важно создать особые условия, которые будут связаны с проведением той или иной формы контроля за их работой. В этом случае идет не просто о том, что управляющий начинает переставать верить в слова и действия своих подчиненных. Нет, на самом деле, как говорится: “Доверяй, но проверяй!”. Поэтому и важно создавать качественную систему контроля, которая позволит полноценно руководить за всем процессом работы компании.

Если вы не создаете такую отлаженную систему контроля за деятельностью своих сотрудников и спускаете все самотеком, то говорить о какой-то сверх прибыли не приходится. Обычно такие компании только начинают работать или получают средние чеки. Если же вы метите в создание лучшей и глобальной корпорации, то в этой ситуации важно не просто начинать осуществлять контроль за ходом исполнения тех или иных задач, но и действовать планомерно, чтобы каждая поставленная вами цель была поняты и правильно воспринята сотрудниками. Только в данном случае можно получить действительную отдачу от рабочего процесса, следовательно, заработать весьма неплохо.