Как быть, если сотрудник собирается уехать за границу? - Андрей Останин
Главная / Блог / Как быть, если сотрудник собирается уехать за границу?
Как быть, если сотрудник собирается уехать за границу?

Как быть, если сотрудник собирается уехать за границу?

Время чтения: 7 мин
08/12/2022

Сложившаяся на сегодняшний день непростая ситуация с работой и оттоком кадров и умов за границу создает абсолютно новые условия, в которых работодатель должен приспосабливаться и понимать, что ему следует сделать, чтобы выстроить новые рабочие отношения с сотрудником, который уехал на ПМЖ за границу. Именно о том, каким образом будет складываться ваш «диалог» сквозь расстояния будет рассказано в этой статье.

Итак, сегодня переезд за границу и работа дистанционным образом из другой страны является абсолютно нормальной практикой для многих россиян, которые трудоустроены на территории России. Правда, если для человека его переезд связан исключительно с необходимостью вовремя приобрести билеты, оформить договор об аренде недвижимости и карты иностранного банка, то работодатель должен полностью пересмотреть сотрудничество с таким сотрудником.

Для того, чтобы новое место работы не повлияло негативным образом на функции, которые выполняет ваш работник, лучше всего заблаговременно подготовиться к его переезду. К примеру, вы сможете заранее изменить формат работы, прописав дистанционный порядок в договоре с ним, а также настроить ведение электронного документооборота, ведение отдельного учета рабочего времени для тех специалистов, которые работают из другой страны.

Этап 1. Меняем формат работы с реального на виртуальный (дистанционный)

Для того, чтобы работнику вашей организации было удобно, а главное, законно работать за пределами России, то проще всего перевести его на работу на дистанционный формат. Проще сказать, такой формат перевода будет выглядеть следующим образом:

Сотруднику необходимо написать заявление, в котором он прописывает смену формата работы;

Работодателем издается приказ о переводе;

Заключается дополнительное соглашение к основному трудовому договору.

Но, вы можете задать резонный вопрос: Почему нельзя оставить прежний формат работы? Дело в том, что первые проблемы могут начаться тогда, когда необходимо будет закрепить за сотрудником за границей его рабочее место. Это дополнительные расходы, которые идут из вашего бюджета. Кроме того, вам придется заплатить довольно большой штраф, если трудовой инспекции станет известно, что место работы по факту и на бумаге различно.

Этап 2. Переходим на ведение электронного документооборота

Самым простым вариантом выступает подпись всех документов с использованием усиленной электронной подписи. Юридическим лицам необходимо оформить такие ЭП в удостоверяющем центре, а для ИП и руководства компаний – в налоговой инспекции.

Сотрудникам необходим данная ЭП как для физического лица. Ее получают в личном кабинете плательщика налогов. Важно – не перепутайте усиленную подпись с простой. Последнюю оформляют в МФЦ или через портал Государственных услуг. Но вот ее и нельзя использовать, чтобы работать.

Ход по переходу к электронному документообороту аналогичен тому, что вы делали в процессе перехода на дистанционную работу. Также потребуется заявление от работника, ваш приказ и подписание дополнительного соглашения. Кстати, информация по электронному документообороту может быть прописана сразу же в дополнительном соглашении по переходу на удаленку.

Наиболее сложным вариантом выступает переход на электронный кадровый документооборот. В его особенности входит перевод всех работников на ведение документов в электронном виде и ведение всей кадровой документации в подобном же виде. Подобное решение принимают компании, которые готовы перевести свои офисы за границу и удаленным образом работать с работниками.

Для организации перехода на электронный кадровый документооборот потребуется издать особый локальный нормативный акт, а затем под роспись уведомить о нем каждого из сотрудника вашей компании. Подключают к ведению такого варианта документооборота удостоверяющие центра, а также поставщик программного обеспечения для ведения подобного вида документооборота.

Необходимость перехода к такому способу ведения документооборота связана с тем, что через почтовые отправления бумаги будут идти не менее недели, а иногда – дольше. Кроме того, с некоторыми странами у России расторгнуты отношения по почтовому сообщению.

Этап 3. Настраиваем доступ к интернет-порталам и компьютеру работника

Зачастую все привычные для российского пользователя сайты, онлайн-площадки, программные продукты и приложения могут за границей перестать работать. Все дело связано с особым IP-адресом. Когда пользователь подключен из другой страны, то происходит сразу блокировка доступа.

Для того, чтобы у сотрудника все также был бы доступ ко всем порталам, которые потребуются ему для нормальной работы из-за границы, то следует предпринять:

  • Настроить удаленный рабочий стол. Такой вариант будет наилучшим для тех, когда у вашего работника было рабочее место в компании. Настраивать его просто. Правда, важно руководствоваться рядом нюансов. В любом случае, специалисты вашего IT-отдела способны сделать такую работу за несколько часов.
  • Настроить подключение через VPN. Подойдет, когда у компьютера работника имеются какие-то проблемы в функционировании или он попросту отсутствует.

Этап 4. Определяем, каким образом и куда платить заработную плату

Учитывая общее правило, все работники, которые трудоустроены в российских организациях, должны получать заработную плату в национальной валюте (рубли). Правда, если в трудовом договоре или дополнительном соглашении имеется сноска о том, что работник переехал в другую страну и работает удаленным образом, то у работодателя открывается возможность начать переводить ему заработную плату в валюте через иностранные банки. Тогда важно вновь подписать еще одно дополнительное соглашение, в котором сотрудник укажет все реквизиты своего нового счета в иностранном банке, курс конвертации, сроки поступления платежа.

Конечно, работодателю проще и выгоднее для самого себя платить заработную плату в национальной валюте и на счет российского банка. В этом есть масса причин, вот несколько из них:

  • Минимум риска, что вы не получите средства. Начиная с марта 2022 года произошло отключение от SWIFT нескольких банков России. Следовательно, вы можете просто остаться без заработной платы.
  • Отсутствие расходов, которые связаны с дополнительной комиссией, конвертаций.

Помните, что платить заработную плату в иностранной валюте и на счет иностранного банка является лишь правом работодателя, а не его прямой обязанностью. Если сотрудника это не устраивает, он может придумать какие-то другие легальные варианты работы и получения средств от вас.

Этап 5. Настраиваем время учета, которое проводит сотрудник за границей на рабочем месте

Если гражданин РФ проводит за рубежом более 183 дней в течение года, то он переходит из разряда резидентства в разряд нерезиденства. В этом случае компания будет платить повышенную ставку НДФЛ, размер которой составляет 30%.

Обратите внимание, платить налог по новой ставке работодателю придется за весь год, когда сотрудник был нерезидентом. Даже в ситуации, если с вашей стороны удерживались 13% в течение семи месяцев, пока он был резидентом страны, затем вам придется удерживать еще 17%.

Помните, что повышаются ставки исключительно для НДФЛ, вместе с налогами на получаемые дивиденды и ставки по вкладам. Прочие выплаты остаются на прежнем уровне. Правда, вычеты по НДФЛ, которые связаны с прохождением лечения, обучения или продажи недвижимости для нерезидентов становятся не доступны.

Сотрудникам гораздо проще не отчитываться за тот период, когда они пребывали за рубежом. Именно поэтому лучше всего это делать работодателю. К примеру, создать простую таблицу, в которой записывать все выезды и въезды вашего сотрудника в Россию и за границу.

С того момента, когда сотрудник находится за рубежом более 100 дней, необходимо оповестить его. Возможно, ваш работник не захочет терять дополнительные 17% от дохода, поэтому вернется в Россию.

Что делать, если сотрудники решили эмигрировать?

  • Изначально следует перевести работников на дистанционный формат работы. Это позволит ему работать за границей на ваше имя легальным образом.
  • Затем обязательно подписывается дополнительное соглашение, в котором предусматривается переход работы сотрудника на электронный документооборот. В этом случае он сможет подписывать документы, проще передавать их вам.
  • Не забудьте о том, что следует настроить рабочий стол или ВПН – соединение с сотрудником, чтобы у него всегда был доступ к работе в ресурсах компании.
  • Договоритесь с сотрудником о том, куда и каким образом будет поступать его заработная плата. Конечно, для вас, как для работодателя будет выгодно платить в рублях.
  • Не забывайте вести учет времени, в течение которого сотрудник находится за границей. В противном счете придется подавать налоговую декларацию на оплату НДФЛ в размере не 13%, а 30%, как нерезидента.

Обратите внимание, что для нормальной работы требуется, чтобы и вы, как работодатель, и ваш сотрудник, который принял для себя серьезное решение переехать в другую страну, должны оставаться партнерами. В противном случае ничего не остается как прервать все рабочие связи и отправить сотрудника с увольнением. Зачем вам такие проблемы, а также потеря хорошего работника? Проще всегда идти на компромиссы.

Гибридное управление 1.0 КОМБО
Как управлять офисными и удаленными сотрудниками,
чтобы достигать большего и уходить с работы вовремя

Вопрос или задача, которую нужно решить

Нажимая на кнопку "отправить" вы даете согласие на обработку персональных данных

Обсудить проект для твоего бизнеса