Методы планирования. Как управлять своей продуктивностью? - Андрей Останин
11 ноября 2022 |

Методы планирования. Как управлять своей продуктивностью?

Читать 5 минут

 

Человек является тем, кто умеет планировать и готов делать это постоянно, если подобное позволяет ему достигать высоких целей. Но, если вы выбрали неправильную методику, которая способствовала увеличению вашей личностной эффективности, то это будет означать, что вы сделали шаг в сторону от той цели и продуктивной работы, которую собирались выполнить.

Правильно выбранная методика, которая будет подходить исключительно вам, является настоящей гарантией отсутствия рисков и проблем в работе, что сказывается на сроках по выполнению трудовых задач.

Помимо этого, правильно использовав варианты по повышению производительности труда, вы сможете действительно стать более уверенным в себе, правильно оценить собственные возможности и стремления, не станете бояться рисковать и браться за дело, которое ранее никогда не выполняли.

Но для того, чтобы оценить и выбрать необходимую методику по улучшению личностной производительности, потребуется немало потрудиться: выбрать и проанализировать те, которые
имеются в теории и попробовать использовать их практически.

Что необходимо помнить, когда вы выбираете методику?

Изначально следует понять, что при переходе на новый уровень работы придется приложить немало сил и времени. Помните, что «без труда не будет и рыбки». Следовательно, чтобы не попасть в водоворот информации, который может вас захватить не дать выбраться наружу, чтобы использовать ее, руководствуйтесь следующими рекомендациями:

Доводите дело до конца. Конечно, как только вы начнете применять конкретную методику на практике, то дело начнет двигаться, но не всегда в быстром темпе. Затем все пойдет более быстро, процессы начнут тихо-тихо оптимизироваться. Следовательно, вам удастся решать проблемы и рабочие вопросы гораздо быстрее. При этом следует уяснить, что быть слишком упертым также не следует. Если по какой-то причине методика не работает, не дает вам нужный результат, а вы испытываете дискомфорт при ее применении, то важно выбрать что-то иное, отказавшись от данной методики.

Не следует останавливаться только на одной методике. Нормальным является то, что часть задач вы решаете с применением одной методики, а другую часть – с применением иного подхода.

Методы, которые помогают повысить производительность труда, не выступают в качестве установленного и правильного свода правил. Они всего лишь рекомендации, которые позволяют людям совершенствовать собственные профессиональные навыки, тем самым в будущем быстрее и качественнее развиваться. Любой из методов может быть адаптирован под непосредственно ваши нужды.

Какие методики следует испытать на себе?

Итак, а теперь перейдем к изучению собственно тех методик, которые показывают максимально удачные результаты.

Персональный Канбан

Данный метод весьма прост. Потребуется человеку разделить все свои задачи на несколько групп, присваивая им определенный статус: выполнить, в работе, готово. Для этого вы можете использовать для наглядности стикеры, доски, таблицы в электронном формате.

После того, как работа будет продвигаться, статус у задач постепенно меняется, тем самым они переходят из одной группы в другую. В результате, исполнителю проще понимать, что еще предстоит сделать, что он уже выполнил и не потерять задачи, которые были ему поставлены, вне зависимости от их степени важности.

Поедание живой лягушки

Особенность такого метода позволяет сделать работу так, чтобы все дела, которые требуют максимальных ресурсных затрат (к примеру, время, силы, материалы), были выполнены в первую очередь, а не отложены на какой-то срок. Конечно, многие стараются выполнять такой метод несколько иначе. Но в результате понимают, что для того, чтобы выполнить сложную и важную работу приходится затрачивать больше времени, чем вам казалось в начале пути.

В результате, та работа, которая была выполнена в самом начале, позволит заложить правильный трудовой настрой, а также человек получит настоящее облегчение от выполненных задач. Поэтому и работать станет проще. Таким образом, сдвигается в некотором плане спектр на выполнение наиболее важных задач, а не тех, которые проще всего сделать.

Обязан, должен и могу

Данная методика является довольно хорошей, ведь она отличается своей эффективностью за счет того, что список дел вновь делится на несколько групп.

Так, группа «Обязан» включает в себя те дела, которые необходимо сделать за сегодняшний день, лучше всего – непосредственно в течение ближайшего времени. К примеру, оплатить расходы на доставку книг, которые помогут завтра провести семинарское занятие и пр.

В группе «Должен» содержатся дела, которые необходимо выполнить, не нет никакой срочности в их выполнении.

К категории «Хочу» можно отнести задачи, которые сделают вас счастливее и более профессиональным, но выполнить их можно в любое свободное у вас время.

Смарт-цели

Для эффективной работы потребуется изначально правильно ставить цели. Это будет максимально важно для тех, кто выполняет масштабные задачи, на реализацию которых потребуется потратить довольно много времени и сил.

Данная цель должна быть:

  1. Конкретизированной. Иными словами, у нее должно быть описание того результата, который вы получили по итогу ее выполнения.
  2. Измеряемой. У нее должны быть заранее прописаны все метрики, по которым каждый сможет оценить степень ее прогресса выполнения.
  3. Ее можно будет кому-то передать. К примеру, если вы заболеете или уедете в отпуск, для ее достижения может поработать другой сотрудник.
  4. Реальной. Конечно, когда вы ставите нереальные цели, то стремитесь к большему, но в работе подобное не «работает».
  5. С четкими временными границами. Потребуется описать время начала выполнения цели и ее окончания.

Все это позволяет создать человеку такие условия, в которых ему проще и быстрее достичь нужного результата. В результате, пользователь еще на этапе получения той или иной задачи, уже в курсе того, как и для чего, а также в какой срок следует выполнить данную задачу, чтобы добиться нужной цели.
Это существенно упрощает работу каждого, кто непосредственно
трудится над реализацией такой цели и задачи в реальности.

Метод действия

Представленный метод создала компания Behance и она подходит для абсолютно творческих личностей, у которых мысли не систематизированы. Это позволит им лучше работать, понимать, где они имеют проблемы и каким образом их следует преодолеть.

Стоит помнить, что в состоянии хаоса и бессистемности, а также при наличии отрывочной информации практически невозможно выполнить то, к чему вы стремитесь. Поэтому никакой результат и не будет достигнут в конечном счете.

Следует понять, что любые действия необходимо поделить на небольшие шаги, которые потребуются для того, чтобы реализовать проект, а также выделить дополнительные составляющие, позволяющие проекту получить нужное обозначение. Кроме того, не забываем о справочной информации, которая будет сопровождать весь проект выполнения первоочередной цели. Подобным образом любой человек, который не понимает значимость четкости в проставлении задач и целей станет действовать так, чтобы его работа была максимально систематизирована.

Таймбоксинг

Большинство из нас когда-нибудь имели дело с рутиной, а также задачами, которые были не столь интересны или важны. При этом, мы начинаем чувствовать себя занятыми, при этом действительно что-то полезное не выполняем. В подобной ситуации довольно просто нарушить концентрацию и станет проблематично выполнить действительно сложную задачу. Это некий «рабочий анабиоз», который продолжается минимум тридцать минут. Для избегания подобной ситуации потребуется поделить все время на работе на блоки, а на каждый из них будут отведены свои собственные дела (к примеру, на ответы по электронным письмам).

Биологический прайм-тайм

Представленная методика является вполне рабочей и интересной, а также она персонализирована. Ее удобно использовать тем, кто собирается потратить время на то, чтобы постоянно фиксировать свои дела и временные промежутки, которые затрачиваются на их выполнение.

Кроме того, человек будет фиксировать и факторы, которые отвлекают его от выполнения той или иной задачи. Таким образом пользователь получает график, который позволяет осознать, какой временной промежуток будет более продуктивным именно вам. В этот момент и следует включать выполнение самых сложных и значимых задач. Во время, когда вы теряете свою концентрацию, лучше всего отказаться от выполнения сложных задач, а делегировать их или остановиться на чем-то простом и ненавязчивом.

GTD (Getting Things Done, Доведение дел до завершения)

Метод отличается своей простотой. Его суть связана со следующими постулатами:

Любое дело, которое вы ставите перед собой, должно быть выполнено. Чтобы это произошло, следует перенести его из мыслей на бумагу (чтобы он получил физическое тело).

Всегда конкретизируем любую задачу. Иными словами, вам потребуется прописать, в чем суть каждой задачи, которую вы ставите перед собой. Необходимо максимально детально расписать все задачи для того, чтобы увеличить вероятность ее исполнения и приведения к жизни.

Раскладываем все по полочкам. Иными словами, каждый шаг должен быть привязан к определенной дате или времени, задача – к проекту.

Начинаем работать и корректировать по ходу список. Здесь вы уже можете варьировать время на исполнение той или иной задачи, вычеркивать те задачи, которые были выполнены лучшим образом, а какие можно перенести на следующий период.

Подобным образом становится более понятно то, что и как потребуется сделать, чтобы конечная цель была достигнута в максимально короткий срок.

Pomodoro (Спринты)

Методика отлична тем, что она построена на особых спринтах. Так, вам потребуется усиленно трудиться в течение 30 минут, при этом ни на что не отвлекаясь. Затем необходимо сделать перерыв, к примеру, на 5-10 минут. Подобные циклы должны быть 4-5 штук в течение дня.

Конечно, чтобы выполнить действительно сложную задачу, такая техника не подойдет. Ведь на исполнение важных целей требуется больше времени, чем простые 30-40 минут.

В этом случае вы сможете использовать иные временные промежутки. К примеру, 90 минут постоянной работы без отвлечения на что-то и 20 минут на отдых.

Не разорви цепочку!

В качестве автора данной методики выступает комик, которого зовут Джерри Сайнфелд. Он, вне зависимости от того, как себя чувствовал, какая погода была за окном, старается до сих пор писать по 1 шутке в течение всего дня. Продуктивность дня будет отмечена в календаре.

Следовательно, как только вы решаете, что стоит передохнуть, то посмотрите на календарь и поймите, чтобы будет настоящим предательством прервать такую цепочку полезных дел, которые вы уже выполнили. Подобной техники придерживаются именитые писатели, которые пишут по 1 главе в течение дня, чтобы к концу месяца сдать готовый роман или выполнить важную работу для своего издателя. Конечно, у методики есть свои любители, но и она не отличается абсолютными достоинствами. Поэтому она подойдет лишь тем, кто готов жертвовать всем, лишь бы выполнить работу в любое время дня и ночи и не переживать за то, что вы оставили какие-то задачи на потом. Это довольно удобно и привычно для трудоголиков.

Модель быстрых результатов

Техника содержит в своей основе не простое движение человека к своей цели, а постоянное их совершенствование, доработку. Причем, речь идет как о долгосрочных, так и о среднесрочных и краткосрочных целях.

Иными словами, каждый из нас устанавливает цель на день, которые не будут противоречить целям, которые вы ставите на неделю. Затем они должны быть целями, которые помогут достичь цели за месяц, а потом и за год.

В процессе анализа дел, которые были выполнены в течение недели, можно увидеть, все ли вы сделали, а также то, где совершили ошибки. Это поможет не допускать проблем в будущем, чтобы годовая цель точно была достигнута.

Список того, что делать и того, что НЕ делать

С помощью данного способа по повышению продуктивности каждого из нас можно составить не только обязательные действия и работу, но и те, которые точно должны быть исключены из вашего дневного рутинного списка. Подобным образом можно сделать контроль задач более простым, следовательно, вы не будете практически ни на что отвлекаться.

К примеру, вам не приходится отвечать на звонки, которые не являются срочными или важными, а также тратить время, чтобы просмотреть ленту в социальной сети во время работы.

При этом не забывайте, что каждому следует составлять также список того, что следует сделать. Ведь иными способами вам не удастся проследить прогресс, чтобы себя мотивировать в итоге.

Конечно, методик по выполнению работ и достижению целей довольно много на практике. Пусть подобрать нужную и рабочую становится настоящей проблемой, но если вам удается это сделать, то вы всегда будет трудиться исключительно в направлении достижения главных целей своей деятельности. В этом случае вам не придется разбрасываться на пустяки и простые задачи, которые можно делегировать какому-то другому специалисту, к примеру, новичку или тому, кто разбирается в этой отрасли лучше, чем вы.

Кроме того, следует помнить, что не стоит бояться изменять цели, которые вы ставили перед собой. Все может меняться в одночасье, поэтому цель и задача на день/месяц/год должна быть гибкой, быстро меняться к меняющимся условиям жизни.