Ни одна компания в мире не живет в воображаемом мире вне социума. Каждый руководитель фирмы, отдельного подразделения должен понимать значимость сплоченности команды, правильности целей, которые ставятся сотрудникам. Не стоит забывать и о том, что есть особый инструмент, который помогает наладить рабочие процессы в режиме «здесь и сейчас», а также в долгосрочной перспективе. Именно таким инструментом выступают стратегические сессии.
Многие специалисты сетуют, что любая компания должна хотя бы изредка, но проводить подобные сессии. При этом мероприятие зачастую проходит без реальных результатов, отсутствием правильной подготовки, неверной организации, а также без правильной постановки целей для проведения сессии.
Что представляет собой стратегическая сессия: цели, участники, особенности проведения
В качестве стратегической сессии выступает совещание, в котором принимают участие сотрудники «высшего эшелона» власти в компании (непосредственные руководители), а также ключевые сотрудники. Именно в ходе данной сессии возможно принять важнейшие решения для компании, определить новые направления работы, выявить перспективных партнеров, а также презентовать различные бизнес-модели, которые будут использоваться в организации в будущем.
Если вы сталкиваетесь с понятием стратегической сессии впервые, то резонно возникает вопрос о целях ее проведения. Они индивидуальны для каждой корпорации, ведь именно глобальная цель компании своя собственная. В основном на стратегической сессии ставится цель по поиску решений и направления развития и роста компании. Данные вопросы ориентированы на имеющиеся проблемы, которые есть в фирме, а также направлено совещание на поиск новых идей, чтобы реализовать их в будущем.
Если усреднить и найти классические цели, которые могут быть поставлены на рассмотрение во время проведения стратегической сессии, то в качестве приоритетных можно выделить:
- Формулирование стратегии развития компании на ближайшую перспективу (2-3 года);
- Формулирование единого видения развития организации;
- Повышение вовлеченности, мотивации, а также уровня сплоченности всех участников, которые пришли на сессию.
Вы можете спросить: «А есть ли какие-то признаки, которые указывают на необходимость проведения стратегической сессии?». Ведь подобные цели и задачи, которые ставятся в ходе этого мероприятия, могут решаться в течение всего периода работы компании, к примеру, на внеочередных совещаниях.
Действительно, если факторы, которые способны прямо указать на то, что в компании следует провести стратегическую сессию:
- Меняется внешняя конъюнктура рынка. В частности, если вы только начали жить и существовать как корпорации, а пандемия нарушила все ваши цели, то следует подумать над новыми.
- Вы обновляете штат. К примеру, сильно возрос руководящий состав, благодаря расширению бизнеса и появлению новых отделов.
- Необходимо синхронизироваться с тем, чтобы понять, смотрите ли вы все в одну сторону. У каждого подразделения в корпорации есть своя задача, которая помогает фирме оставаться на плаву и получать прибыль. При этом следует регулярно проверять, не сбился ли флюгер с той цели, которая изначально стоит перед корпорацией в целом.
Итак, если вы понимаете, что каждый из представленных признаков относится к вам, то стоит начать собирать стратегическую сессию. В качестве заказчика всегда будет собственник организации. Именно он и решает, кто будет принимать участие в сессии и какой состав участников на ней будет. Помните, следует соблюдать принцип охвата всех направлений работы компании. Так, в состав участников на стратегическую сессию приглашается собственник бизнеса, генеральный директор, директор по коммерции, директор отдела кадров, руководители подразделений и внутри подразделений, иногда могут быть приглашены ключевые специалисты фирмы, которые являются незаменимыми экспертами по тому или иному вопросу.
Помните, что указанный список участников стратегической сессии различен для той или иной корпорации. Ведь собственнику бизнеса виднее, кого следует приглашать для рассмотрения целевых задач фирмы, а кто может навредить в принятии того или иного решения. Кроме того, собрать всех сотрудников – не есть основная цель сессии. Важно определяться лишь с ключевыми игроками в бизнесе, которые помогают добиться успеха вашей компании.
Кто ведет стратегическую сессию?
Для качественного и эффективного проведения стратегической сессии важно найти ведущего. В качестве него может выступать эксперт-фасилитатор. Перед тем ,как нанимать его, следует удостовериться в наличии у специалиста соответствующего опыта в проведении аналогичных мероприятий в других компаниях, которые имеют тот же масштаб и запрос, что и ваша фирма.
Иными словами, ведет сессию абсолютно сторонний человек, которому нет никакой важности в принятии того или иного решения в отношении любого из ваших вопросов по целям собрания. Его ключевой задачей стоит помощь участникам сессии определиться самостоятельно в тех направлениях развития бизнеса, которые будут для фирмы предпочтительнее. Не стоит думать, что собственник компании или ее генеральный директор на отлично справиться с задачей по проведению такого собрания. Ведь у этих «игроков» есть собственные цели, которые они могут навязать всем собравшимся. Именно поэтому лучше всего отдавать роль ведущего стратегической сессии представителю третьей стороны.
При выборе ведущего следует руководствоваться следующими характеристиками:
- Изучить сертификаты специалиста в области фасилитации, тренерства, коучинга бизнес-проектов;
- Имеется ли опыт работы специалиста в качестве управленца внутри конкретного бизнеса;
- Имеет ли опыт проведения стратегической сессии для компаний определенной численности штата.
Если ваш кандидат соответствует данным требованиям, то, поздравляем, ведь вы нашли идеального ведущего стратегической сессии.
Готовимся к стратегической сессии
Перед проведением к любому важному мероприятию, следует подготовиться. В частности, фасилитатор в обязательном порядке узнает у собственника бизнеса о тех результатах, которые он хочет добиться по окончанию сессии. После этого ему необходимо выделить три ключевых блока, с которыми он будет работать (развиваем новые направления, ориентирование на людей, разрабатываем бизнес-процессы и их автоматизируем).
Каждый руководитель получит возможность самостоятельно проработать эти направления, а также поучаствовать в составлении плана по реализации основной стратегии компании. Затем фасилитатор проведет анонимный опрос в онлайн – формате, чтобы определиться с их видением дальнейшей жизни компании, сильных и слабых сторон фирмы, а также ее точек роста, понять о возможных действиях, чтобы реализовать ту или иную стратегию.
Лишь по окончанию подготовительной работы, ведущий передаст план мероприятия собственнику на согласование.
Для создания комфортных условий проведения сессии и ее продуктивности, важно иметь ряд правил, которые должны соблюдать участники мероприятия:
- Определение с датой проведения. Не стоит выбирать рабочий день, чтобы не отвлекать руководителей от их основных обязанностей.
- Место проведение. Не следует рассматривать в качестве места по проведению сессии свой офис. Само ваше помещение будет отвлекать от нужного лада. Поэтому следует несколько сменить обстановку, выбирая просторное и светлое помещение, где у вас будут все возможности для проведения сессии (проектор, маркеры и пр.).
- Наличие возможности свободно перемешаться между командами. Так, продумайте, чтобы участники сессии могли выйти в период отдыха на свежий воздух.
- Не забывайте о питании. Закупитесь питьевой водой, закажите кейтеринг.
- Устраните все отвлекающие факторы. Помните, что важно также отключить мобильные телефоны, чтобы сессия прошла максимально «вовлечено».
Если вы будете руководствоваться такими правилами, то проблем с проведением, а именно с организационными вопросами по проведению стратегической сессии, у вас не должно возникать.
Что таит в себе стратегическая сессия?
Начало мероприятия всегда совпадает с выступления и приветственного слова от собственника бизнеса. Он обязательно рассказывает о результатах работы компании за отчетные периоды, о той необходимости, почему была проведена стратегическая сессия.
Вся работа в рамках мероприятия строится на основе следующие этапов:
- Сформулировать направления работы компании в плановом периоде;
- Провести SWOT-анализ;
- Сгенерировать идеи по реализации стратегии и выявить их самые приоритетные;
- Поставить цели и составить план реализации с установлением сроков и ответственных лиц.
Внутри каждого большого блока прорабатывают небольшие блоки, которые связаны с развитием новых направлений работы компании, определением места каждого сотрудника в реализации целей корпорации и выявлением бизнес-процессов, которые помогут достичь нужной цели. Помните, что когда проводится подобное мероприятие, то все его участники будут постоянно “перемешиваться” между собой, определяя лучшие команды, которые помогут разработать приоритетные направления в работе компании. Именно благодаря такому свободному перемещению на стратегических сессия усиливается командный дух корпорации, ставятся преимущественно важные и достижимые цели ее развития.
В процесс проведения стратегической цели обязательно обращайте внимание на следующие основные моменты:
- Соблюдайте тайминг и ключевые инструкции, которые поступают от фасилитатора. Именно он позволяет держать верный ритм работы, руководит ходом полемики, а также вовремя способен подключиться, чтобы предоставить для решения новое задание.
- Фиксируйте не важные вопросы, но которые помогут в будущем добиться основной цели развития бизнеса. Это поможет обратить внимание на работу компании вне сессии.
- Не критикуйте предложения участников сессии. Помните, что важно создать доброжелательную атмосферу, где каждый участник способен высказаться по делу, предложить свое видение решения той или иной проблемы.
- Будьте активны. Не стоит думать, что отсидевшись на сессии, вы чего-то добьетесь. Чем активнее будет работать каждый участник мероприятия, тем большее количество вопросов можно будет проработать с максимальной пользой.
А что происходит по завершению сессии? Если вы правильно соблюдали все рекомендации ведущего, то точно знаете, что вам удалось определить ключевые цели развития корпорации. Следовательно, остается только начать их воплощать.
Правда, довольно часто компания, проведя удачную стратегическую сессию, вновь полностью погружается в операционные вопросы. Стратегия развития корпорации вновь откладывается. Помните, что так вы никогда и ничего не добьетесь, а ваш бизнес будет стоять на одном месте. И все будет хорошо, если на рынке не найдете более конкурентоспособный игрок, который “потопит” вашу компанию, сделав все, чтобы завоевать нужный кусок от работы. Поэтому, если вы решились на проведение стратегической сессии, правильно подошли к вопросу ее организации, а также успешно реализовали мероприятие, то не откладывайте в долгий ящик проработку поставленных целей.
Кроме того, после стратегической цели каждый сотрудник понимает, что именно он должен делать и в каком направлении работать, чтобы принести пользу всей корпорации. Участники, которые работали в разработке целей, помогут другим специалистов погрузиться в новые направления развития бизнеса, тем самым создавая еще более мощный командный дух.
