Инструкция для работодателя на удаленке

Еще год назад удаленная работа была скорее исключением,
если говорить не о фрилансерах, а о штатных сотрудниках.
Большинству в голову приходила картинка крутого
IT-специалиста, сидящего с ноутбуком на пляже Бали.
Сейчас же ситуация поменялась.

Согласно исследованию, проведенному сервисом «Работа.ру»,
с начала 2021 года 14% россиян осталось на дистанционной
работе после смягчения карантинных мер. Но как работодателю
взаимодействовать с такими сотрудниками вызывает много
вопросов.

Первый аспект: как перевести сотрудников на онлайн и формально закрепить такой вид трудовой деятельности.

С 1 января 2021 года вступает в силу закон о регулировании работы на удаленке (ФЗ от 08.12.2020 N 407-ФЗ “О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях”)

Главное, что сделано в законе – это закреплено определение понятия «дистанционная (удаленная) работа».

Предусмотрено 3 варианта дистанционного выполнения работником трудовых функций:

• на постоянной основе (в течение срока действия трудового договора);
• временно (до 6 месяцев);
• периодически при условии чередования удаленки и работы в офисе

*Режим удаленной работы нужно указать в трудовом договоре или допсоглашении.

Чтобы перевести сотрудника на один из видов удаленной работы, необходимо:

1. Создать как для работодателя, так и для сотрудника усиленную электронную подпись (для работодателя только квалифицированную);
2. Заключить трудовой договор или подписать допсоглашение в бумажном или электронном виде;
3. Предоставить работнику необходимое оборудование, программные и технические средства. Сотрудник может использовать свою технику, но работодатель в этом случае возмещает расходы (свет, провайдера). Порядок компенсации, суммы и сроки оплаты прописывают в ЛНА.
4. Для всех должностей прописать перечень задач и необходимые ресурсы для выполнения;
5. Отметить те задачи, которые невозможно выполнять дистанционно, и придумать альтернативы, при которых
   конечный результат не пострадает;
6. Если для выполнения работы требуются удаленные доступы для
   сотрудников и т. д., подать заявки в соответствующие отделы;
7. Если функция пока не переведена в онлайн-формат, но это
   возможно – организовать;
8. Организовать место для хранения информации и обмена ею;
9. Провести общее собрание сотрудников.

Второй аспект: как технически наладить дистанционную работу и преодолеть коммуникационные трудности.

Работодатель хочет, чтобы эффективность работы команды на удаленке оставалась на прежнем – «офисном» – уровне. Но при соблюдении определенных правил, можно сделать так, что она даже вырастет (ТОП-5 ИНСТРУМЕНТОВ ДЛЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ СОТРУДНИКОВ). А также удается поддерживать баланс в коммуникациях с сотрудниками таким образом, что ни у кого нет дефицита информации и есть понимание, где что хранится и как к этому получить доступ.

1. Какие каналы связи использовать для коммуникаций:

• почта может быть корпоративной или вновь созданной на других почтовых ресурсах;
• мессенджер должен быть единым. Создайте общую группу.

2. Определить правила взаимодействия:

• какое время ответа на сообщение считается приемлемым в почте, а какое – в мессенджере;
• до которого часа отправлять рабочие сообщения;
• как сообщаем о критичных проблемах / важных вопросах.

3. Выделить зоны ответственности

4. Выбрать инструменты контроля процесса:

• фиксация общих встреч в календаре; фиксация движений по проектам в Trello или других планировщиках;
• установить время и регулярность планерок.

5. Оговорить правила работы из дома:

• старт и окончание рабочего дня;
• дресс-код (для zoom-встреч);
• перерывы на обед;
• собрания с видео и звуком;
• аватарки в мессенджерах;
• рабочее время только для работы.

Итак, чек-лист успешности команды в новых реалиях:

1. Организация работы команды на старте:

• сотрудники знают свой функционал в рамках удаленной
  работы;
• у сотрудников есть возможность выполнять обязанности
  удаленно;
• созданы договоренности по каналам коммуникаций и
  правилам взаимодействия.

2. Организация работ в процессе (цикл управления адаптирован
под дистанционный формат):

• планировать так, чтобы все были в курсе общих планов;
• ставить задачи так, чтобы они были понятны даже
  дистанционно;
• быть в едином инфополе (по движению к цели / статусам задач / нагрузке сотрудников);
• контролировать так, чтобы сохранилось доверие;
• корректировать так, чтобы побуждать к изменениям;
• сохранять целостность команды вокруг себя как лидера;
• обучать сотрудников актуальным и полезным для них навыкам.

3. Наличие видения и стратегии компании с планом действия для его выполнения:

• анализ внешних и внутренних факторов;
• формирование видения будущего компании;
• формирование стратегических целей;
• создание плана действия по достижению стратегических целей;
• поддержка в реализации этого плана.