Жизнь современного человека наполнена разными сферами — работа, семья, хобби, быт. Столкнувшись с необходимостью совмещать все эти аспекты, мы часто испытываем затруднения с управлением временем и задачами. Множество дел, которые постоянно появляются, могут вызывать тревожность и создавать ощущение хаоса.
Для того чтобы избавиться от беспорядка в делах и эффективно управлять своим временем, одним из эффективных методов является Getting Things Done (GTD). Эта методика разработана для систематизации и упорядочивания задач, позволяя человеку четко определить свои приоритеты и последовательно приступать к их выполнению.
Методика Getting Things Done ставит перед собой цель освободить ум от постоянных напоминаний о делах и позволить человеку сосредоточиться на текущей задаче, повышая производительность и уровень концентрации. Каждый человек может адаптировать эту методику под свои потребности, сделав ее неотъемлемой частью своей повседневной жизни. Данная статья поможет вам разобраться в этом вопросе.
Что известно о данной методике?
Методика Getting Things Done, разработанная консультантом по управлению временем Дэвидом Алленом, подразумевает освобождение сознания путем переноса всех задач из головы в блокнот или мобильный телефон. Все дела, как глобальные, например, «организация новой коллекции плавательных костюмов», так и мелкие, например, «исправить замок на гараже», должны быть записаны. Getting Things Done — это система управления задачами, которая позволяет спланировать ваш день, неделю и месяц, избавив вас от необходимости постоянно помнить все дела.
Автор описания этой методики, Дэвид Аллен, описал ее в своей книге «Как организовать свою жизнь».
Хаос в голове приводит к потере контроля над задачами. Невозможно эффективно работать, если ум перегружен делами и информацией. В конечном итоге мы можем чувствовать себя потерянными, как герой из книги о волшебнике, который забыл о том, что он забыл. Систематизированный подход, такой как GTD, помогает избежать этого. К тому же, работа стабильно бросает на нас волны разнообразных дел: важных, мелких, срочных, отложенных. Если все это не структурировано, мы испытываем чувство хаоса, что усиливает уровень стресса.
Достоинства методики
Гораздо более важно понимать, как управление задачами может повысить эффективность работы в бизнесе и в повседневной жизни. Успешность и достижения гарантированы, когда мы контролируем свои задачи и действия.
Оказывается, что GTD и другие методики управления временем играют ключевую роль в нашем благополучии.
Среди достоинств можно назвать:
- Благодаря упорядочиванию задач мы становимся более успешными и добиваемся большего в жизни.
- Уменьшение тревожности, поскольку позволяет нам организовать наши задачи и установить ясные границы в контроле над ними. Не приходится чувствовать, что мы подавлены невыполнимыми обязательствами, когда у нас есть средства структурирования и контроля над ними.
- Поддерживание ментального благополучия может быть достигнуто путем применения методов облегчения нагрузки и управления рабочими, семейными и хобби проблемами. Отмечено, что стресс и перегрузка информацией серьезно увеличивают вероятность выгорания.
- Разнообразие деятельностей, как занятие благотворительностью, ведение бизнес-проектов и занятие спортом, играет решающую роль в поддержании баланса в жизни. Умение планировать и организовывать свои ежедневные дела способствует сбережению энергии и эффективному управлению плотно набитым графиком.
Методика GTD — это удивительный способ организации своей жизни. С ее помощью я не только управляю всем, что происходит вокруг меня, но и понимаю, на что тратится мое время. Этот подход раскрывает все аспекты жизни и позволяет оценить свои достижения.
Этапы работы с методикой
Работа с методикой GTD включает следующие основные этапы:
- Создание списка «Входящие».
2. Разбиение задач на три категории: «Входящие», «Когда-нибудь или может быть» и «В ближайшие дни (неделю) «.
3. Внесение всех дел и задач в список «Входящие».
4. Определение актуальных дел и задач для списка «На следующую неделю или день».
5. Выполнение действий по задачам из списков в соответствии с их приоритетом.
Начнем с того, что вы можете разделить свои дела на общий список или разделить их в соответствии с разными сферами вашей жизни, такими как работа, семья, хобби и быт. Например, вы можете создать список «Входящие», в котором содержатся все ваши задачи без исключения, независимо от того, связаны они с работой или отдыхом и являются ли они важными или нет.
На создание первого списка (шаг 1) может уйти много времени, но это самый важный шаг в организации ваших дел. Постарайтесь выделить час в спокойной обстановке, где никто не будет вас отвлекать, чтобы сосредоточиться на этом процессе.
В течение нескольких дней после создания списка, возможно, всплывут еще некоторые задачи, которые вы забыли добавить сразу (шаг 2). Не забудьте добавить их в ваш список. Первоначальный список задач может быть довольно обширным, но не пугайтесь его объемом. В дальнейшем мы разберемся, как эффективно работать с этими задачами.
Для начала важно оценить актуальность задач. Возможно, вы уже изменили мнение относительно некоторых дел, а что-то бытовое могли сделать за вас близкие. В таких случаях нужно выделить или удалить задачи. Не забывайте о возможности делегирования дел: например, попросить помощника написать важные письма или просить близких помочь с покупкой подарка на юбилей. Постарайтесь, чтобы список задач всегда был под рукой – на телефоне или в блокноте. Краткость пути от мысли «нужно что-то сделать» до записи в списке задач – залог успеха.
Шаг 3 заключается в поиске задач, которые займут около 2 минут. У нас всегда найдется множество мелких задач, которые мы все время откладываем, считая их мелочью. Но на самом деле, мы тратим ресурсы на то, чтобы постоянно помнить, что нужно с ними сделать. Дела, на выполнение которых потребуется не более двух минут, важно сделать сразу: : например, оформить срочный заказ или сделать напоминание коллеге о каком-то важном деле.
Рекомендуется проводить незамедлительно небольшие дела, которые требуют от 1 до 2 минут. Подели большие задачи на более мелкие шаги, чтобы их было проще и быстрее выполнить. Выделите час для совершения мелких дел в своем первом списке. Также выберите из списка объемные дела и разделите их на более мелкие подзадачи. Это поможет легко распределить задачи на следующий день и даже на неделю.
Для того чтобы эффективно планировать свое время, рекомендуется создать буферы времени для неожиданных событий. Наблюдение за своим рабочим днем поможет понять, сколько времени стоит запланировать на внезапные моменты. Включив их в расписание, можно уменьшить нагрузку и избежать перегрузки.
При использовании методики GTD, важно избегать ошибки заполнения графика задачами на месяц. Загруженные графики часто приводят к невыполнению задач, что вызывает чувство разочарования. Многие сами сталкиваются с этой проблемой, когда пытался вместить слишком много дел в ограниченное время.
Важно каждый день оставлять немного времени на возможные непредвиденные дела. Это позволяет не упустить что-то важное без стресса, когда что-то идет не так, как планировалось. Чтобы создать себе своеобразный запас и умудриться со всем справляться, округляйте, допустим, если обед размещается во временной рамке от 30—40 минут — отдайте себе на это час. Оставшиеся временные «петрушки» можно использовать на завершение дел или на отдых.
Использование методики в жизни
Используя методику GTD, можно почувствовать себя как герой на поле битвы, готовый к новым вызовам каждый день. Привыкание к этой системе подобно медленному танцу под звездами, где каждый шаг открывает новую грань организации и продуктивности. Такие методы, как элемент игры и тайные приемы, передают краски и формы планирования в нашу волнующую реальность. Трудности и сомнения зачаровываются этим кулинарным процессом приготовления обеда. Художники своей жизни должны искать радугу в грозовом небе приоритетов, превращая свой холст в карнавал идей и задач.
К примеру, когда человек работает удаленно, то ему должно действительно доставлять удовольствие добавлять игровую составляющую в свои рабочие процессы. Таким сотрудникам по нраву экспериментировать и придумывать разные приемы, чтобы сделать планирование более интересным. Например, они могут записывать все задачи на цветные стикеры и расставляю их по всему рабочему пространству. Когда задача выполнена, стикер складывается в стеклянную вазу, которая стоит на столе. В конце дня ваза наполняется бумажками, это создает ощущение удовлетворения от проделанной работы.
Другой пример, когда сотрудник постоянно в офисе или в другом месте. Здесь без ритуалов тоже не обойтись. Только в таком случае вазы и стикеры уже лишние. Вместо этого запишите все дела в бумажный ежедневник и после выполнения задачи вычеркивайте их. Это также приносит удовольствие и поддерживает мотивацию.
Принцип видения большой картинки придает смысл и цель выполняемым делам, иначе они остаются просто списком обязательств. Поэтому необходимо осознавать общие цели и смыслы.
Мы начинаем преобразовывать наши намерения и мечты в конкретные цели, которые могут быть в разных сферах нашей жизни – образовательной, духовной, профессиональной. Отталкиваясь от этих целей, создаем годовой план.
Годовой план мы разбиваем на периоды – спринты, которые могут быть 30-дневными или 14-дневными. Они, в свою очередь, превращаются в ежедневный список дел.
Таким образом, у нас формируется связь каждого дня с общими целями в нашей жизни. Каждый день становится строительным блоком в осуществлении наших мечт. Это придает серьезную мотивацию для продолжения планирования.
Планирование — лучший помощник
Рассмотрим наглядный пример, как превратить цель в мечту, а затем в конкретный список задач:
• Имею желание: «желаю стать успешным предпринимателем»;
• Для достижения этой цели необходимо выполнить несколько целей: «изучить маркетинговые стратегии», «найти надежных партнеров», «запустить рекламную кампанию»;
• Далее цели разбиваем на ежемесячные этапы: в июне нужно пройти курс по маркетингу, установить встречу с потенциальными партнерами, разработать план рекламы;
• Задачи за месяц разбиваем на конкретные действия и составляем списки дел на день или неделю. Например, для изучения маркетинговых стратегий задачи включают: «изучить литературу по маркетингу», «посетить семинар», «разработать маркетинговый план».
Важно осознать, что выполнение дел становится более легким, когда видна общая картина жизни. Если вы постоянно откладываете важные задачи и притворяетесь, что все в порядке, причина может быть в прокрастинации. Откладывать дела начинаем, когда не хотим их делать. Мы подробно рассматривали это в статье и теперь обсудим, как поступить, если нет стимула браться за задачи.
Возможно, задача кажется слишком сложной и непосильной – в таком случае нужно просто разбить ее на мелкие шаги. Ведь даже слона можно сдвинуть с места, если разделить его на части.
Для достижения желаемых результатов важно научиться правильно распределять свое время и энергию. Всем неприятным, но необходимым задачам можно сравнить с лягушкой, которую нужно съесть. Лучше всего начинать такие дела с утра, когда у вас еще достаточно ресурсов. Если вы ощущаете хроническую усталость или выгорание, то, возможно, проблема заключается в неправильном планировании и недостатке отдыха. В этом случае важно быть внимательным к своим потребностям и уделить время качественному отдыху.
Благодаря такому подходу вы сможете эффективно управлять своим временем и достигать поставленных целей.
1. Спешивать нельзя, важно находить время для оценки текущего списка дел, а также для определения задач, подлежащих передаче другим.
2. Планирование важно — разделяйте сложные задачи на более мелкие и включайте их в свой еженедельный или ежедневный план.
Методика GTD предлагает эффективный подход к управлению задачами. Она поможет вам освободить мозг от перегруженности информацией и уровня тревожности.
